Viva Engage: framgångsrik implementering för 17 000 medarbetare på internationell bank

När en stor internationell bank beslutade att fasa ut sin gamla samarbetsplattform och maximera nyttan av sin Microsoft-licens, vände de sig till Accigo och Birgitta Ekman Lissgärde, Change Management Consultant. Birgitta är en erfaren projektledare och har arbetat med flera stora utrullningar av kommunikationsplattformar hos internationella organisationer. Projektet resulterade i en framgångsrik implementering av Viva Engage, där bankens 17 000 medarbetare nu har tillgång till en modern, engagerande plattform som uppmuntrar till kommunikation mellan medarbetare och skapar en känsla av tillsammanskap inom organisationen.

Viva Engage – en social plattform för arbetsplatser

Viva Engage är en social plattform för företag som används för att främja kommunikation, samarbete och engagemang inom organisationer. Plattformen ingår i Microsoft 365 och bygger på funktioner som liknar de i sociala medier, men anpassade för affärsändamål. Här kan medarbetare samlas i grupper och chattar utifrån intressen kopplat till arbetsrelaterade frågor, eller utifrån geografi och det kontor de tillhör. Det går till exempel att dela bilder, följa personer och ämnen, ge likes och följa trådar.

Bankens tidigare samarbetsplattform bestod av en lösning som inte längre mötte verksamhetens behov. Kommunikationsavdelningen efterfrågade en enklare plattform för att kommunicera strategiska initiativ från ledningen och värdegrundsfrågor, samtidigt som andra delar av organisationen ville kunna dela kunskap effektivare. Målet var att implementera Viva Engage som en modern kommunikationsplattform för alla medarbetare världen över och skapa engagemang kring både strategiska och operativa ämnen.

Men projektet stötte på utmaningar –ett komplext regelverk gjorde att ett stort antal medarbetare tillfälligt exkluderades från utrullningen.

Bra samarbete nyckel för framgång

Med tanke på bankens internationella närvaro finns många regelverk att förhålla sig till och när det visade sig kort innan den planerade lanseringen att alla 17 000 inte kunde ansluta till Viva Engage samtidigt, fick projektet snabbt ändra fokus för att kunna erbjuda Viva Engage för de som kunde använda plattformen samtidigt som man tog fram processer för att säkerställa att de som inte tilläts använda plattformen lämnades utanför – något som ledde till viss besvikelse och frustration.

“Att stöta på utmaningar ingår i stora projekt men det är förhållningssättet till det som gör skillnad. Vi jobbade metodiskt och strukturerat i hela projektgruppen och var inte rädda att ta tag i svåra frågor” säger Birgitta.

Turligt nog uppdaterade Microsoft kort därefter Viva Engage så att de funktioner som inte följde regelverket kunde avaktiveras. Fem månader efter den första utrullningen kunde resterande släppas på.

Samarbetet mellan Accigo och bankens interna team var ständigt pågående och projektet styrdes med en tydlig och inkluderande approach:

Riskhantering i fokus: Projektet inleddes med en omfattande riskanalys våren 2023 för att identifiera potentiella problem och säkerställa efterlevnad av globala regelverk – en process som alla nya applikationer måste gå igenom.

Successiv utrullning: Efter en pilotfas lanserades plattformen i september 2023 för 12 000 medarbetare. De resterande 5 000 anslöt i januari 2024, efter att Microsoft infört en ny funktionalitet som mötte bankens krav på datasäkerhet.

Strukturerad projektledning: Regelbundna möten och tydliga agendor säkerställde att alla intressenter var informerade och engagerade.

Birgitta förtydligar det goda samarbetet i gruppen som en framgångsfaktor

“Strukturen var tydlig, vi sågs för styrgruppsmöten var tredje vecka och projektmöten varje vecka i ett år. Dessa var alltid varit förberett med agenda. Ibland behövdes separata möten hållas för specifika frågor. Projektgruppen bestod av representanter från IT, internkommunikation och HR som tidigare inte jobbat ihop men vartefter tiden gick blev det en tight sammansvetsad grupp.

Resultatet

Implementeringen av Viva Engage har resulterat i en organisation med tydligare gemenskap och mer engagemang. Genom att ersätta det gamla systemet med Viva Engage har banken skapat en plattform som är både lättare att använda och mer engagerande för sina 17 000 medarbetare. Idag använder ca 64% Viva Engage regelbundet. Det finns ca 150 grupper, vissa med upp till 5000 medlemmar där en publicering kan läsas av flera tusen medarbetare.

Vill du läsa mer om Viva Engage? Här finns en guide från oss hur man jobbar bäst med Viva Engage.

KONTAKT

Har du liknande utmaningar?

Om du står inför liknande utmaningar som vår kund och behöver en partner som hjälper till får du gärna höra av dig direkt via formuläret så kontaktar vi dig.