När Telgekoncernen genomförde ett stort digitaliseringsinitiativ så involverades flera nivåer av medarbetare på strategiska sätt: ledningsgrupp, chefer, kontorsarbetare och människor som jobbar ute på fält, samt lokala företagsambassadörer som stärkte genomförandekraften.
”User Adoption handlar om att sätta människan i centrum med hjälp av tekniken som införs. Om ingen använder de digitala verktygen eller jobbar efter uppsatta digitala processer så når man inte heller full nytta av digitaliseringen. Därför blir User Adoption och förändringsledning de verktyg vi använder för att nå ut till verksamheten”, säger Christoffer Ring, Leading Consultant på Accigo som varit programansvarig och förändringsledare i projektet för Telgekoncernen.
Telgekoncernen är en av Accigos kunder inom affärsområdet User Adoption med förändringsledning som spetskompetens. Accigos uppdrag bestod i att implementera Microsoft 365 och att skapa samarbetsfunktioner, öka nyttjandegraden av digitala verktyg och att få koncernens medarbetare att jobba säkerhetsfunktionellt genom förbättrade digitala arbetssätt på den hybrida arbetsplatsen.
Det är människan som står för värdet när digitala verktyg används, därför är det viktigt att skapa förändringsvilja hos medarbetarna så att de förstår nyttan med utvecklade arbetssätt.
När Christoffer och teamet från Accigo anslöt till Telgekoncernens förändringsarbete fokuserade de på närvaro i verksamheten. De träffade ledningsgrupper, genomförde inspirationssessioner och hade fysiskt närvaro för att lyfta nytta och värde med det förändrade arbetssättet i syfte att skapa engagemang hos chefer och ledare. Detta var en viktig strategi för att bygga genomförandekraft som sipprade ut i resten av organisationen.
Medarbetare i alla led har involverats i utbildningar om informationssäkerhet samt utbildningar i Microsofts verktyg och hur de ska användas. Resultatet visar på att hälften av alla slutanvändare har nåtts genom utbildningsinsatserna, och tillsammans med positiv feedback är kvittot ett snittbetyg på 6,2 av totalt 7.
Lokala ambassadörer underlättade när 827 medarbetare ändrade arbetssätt
När OneDrive rullades ut i verksamheten innebar det att 827 medarbetare skulle engageras för att gå igenom sina befintliga mappar och dokument och organisera all information på ett säkert sätt istället för att sparas lokalt med stor säkerhetsrisk, vilket var ett krav från verksamheten
Christoffer förklarar att det var en del av ett större arbete; att få människor att rensa sina fem år gamla mappar kan bli segdraget. Men med en tydlig strategi för genomförande så blev jobbet gjort inom satta tidsramar. En viktig del var att få medarbetarna att göra rätt utifrån de lagstadgade krav som finns ur ett informationssäkerhetsperspektiv. Accigo och Telgekoncernen utbildade och engagerade lokala ambassadörer i de olika bolagen för koordination och satte upp support som användarstöd vilket underlättade alla praktiska frågor som uppstod under dokumentrensningen och flytten.
”Med hjälp från Accigo är vår känsla att vi ger bolagen och verksamheterna möjligt att simma själva, vi är definitivt redo att börja arbeta i verktygen” – Chef inom Telgekoncernen
Förklara nyttan med digitala verktyg
Nyckeln till framgång handlar om att förklara nyttan och värdet med digitala verktyg, och hur de ska användas för att öka samarbetet och kommunikationen. Det ger drivkraft till att gå över till nya arbetssätt menar Christoffer.
Christoffers medskick för en lyckad digitaliseringsresa handlar om förståelsen att det är ett människoprojekt med förändringsledning och teknikens möjligheter i fokus. Det är enkelt att signa upp på ny teknik, men det är först när vi människor använder verktygen på rätt sätt som vi skapar faktiskt värde.
Läs mer om User Adoption här.
- User Adoption
- Microsoft 365
- Informationssäkerhet
- OneDrive
- Teams
- SharePoint
- Power Platform