När Emma Hessbo påbörjade sin tjänst som verksamhetsutvecklare digitalisering på Ronneby kommun för fem år sedan, så var intranätet grafiskt föråldrat, tekniskt undermåligt och krångligt att använda. Medarbetarna hade svårt att hitta information och mycket av det som fanns var inaktuellt. Dessutom hade man många gånger tidigare pratat om att göra om intranätet men fastnat i utmaningar och aldrig kommit vidare.
Behovet av en digital arbetsplats
I samband med att Ronneby kommun började jobba med Microsoft 365 sattes fokus på konceptet om en digital arbetsplats. Det gav ny energi till önskemålet om ett modernt och engagerande intranät som kunde fungera som en värdeskapande startsida för alla medarbetare.
Snabb och strukturerad implementation
Med Accigos löfte om implementation av ett nytt intranät på bara tio veckor presenterades en tydlig plan som båda parter aktivt jobbade utifrån. Denna tydlighet och struktur var en avgörande framgångsfaktor för projektet, berättar Emma.
”Jag gillar när det går fort och när det händer saker. Det var inte bara drömmande möten utan ett effektivt kunskapsutbyte med planerade möten och förbestämda frågeställningar som vi var förberedda på. Det gjorde att vi kunde fatta många beslut på kort tid” säger Emma.
Exempelbild av intranätet: Startsida
”Nathalie med team från Accigo levererade enligt alla löften och bidrog med sin expertis genom hela processen, både till mig och de andra projektmedlemmarna. Accigos kompetens och engagemang var avgörande för projektets tidsplan och lyckade resultat.
Tack vare en tydlig plan som förklarade projektets olika faser och vilka förberedelser och resurser som krävdes så kunde Emma tillsätta den personal och engagemang som behövdes och vara väl förberedd inför de olika faserna av projektet.
”Den enda egentliga utmaningen vi hade var att sortera och strukturera det stora antalet sidor som fanns på det gamla intranätet. Vi paketerade om allting utifrån tre menyer på startsidan och det krävdes att vi vred och vände på det många gånger. Accigo var till stor hjälp och gav oss tips, men det är också viktigt att det landar rätt i verksamheten. Genom gemensamma diskussioner kunde vi bli krassa i vårt urval och komma framåt i processen”.
Resultatet: Ett användarvänligt och engagerande intranät
Det nya intranätet stod färdigt tio veckor efter projektstart, helt enligt tidsplan och utan övertidsarbete eller stress när deadline närmade sig. Resultatet är ett intranät med tydlig struktur som bygger på Sharepoint, och som är visuellt tilltalande, användarvänligt och lätt att navigera.
Exempelbild av intranätet: Meny
Redaktörer från de olika verksamheterna på kommunen uppskattar de nya mallarna som tagits fram, vilket underlättat deras redaktörsarbete och gjort att intranätet blivit levande med regelbundna uppdateringar.
”Intranätet har blivit enklare att jobba i, vilket sänkt trösklarna för att publicera nyheter. Det märks tydligt, för nu är det alltid roligt att gå in på intranätet eftersom det hela tiden fylls på med nyheter och information” förklarar Emma.
Medarbetarna har reagerat positivt på det nya intranätet. Många har kommenterat förbättringen, och engagemanget märks på statistiken. På det nya intranätet kan Emma se antal visningar av de olika artiklarna, vilket ökat markant.
En lyckad transformation på kort tid
Emma Hessbo är stolt över att projektet kunde genomföras så snabbt och effektivt och att resultatet blev ett modernt, funktionellt och engagerande intranät som verkligen gör skillnad genom att möta medarbetarnas behov och tillföra värde. Men också att projektet kunde genomföras med glädje.
”När intranätet gick live hade vi energi kvar att fira lanseringen. Vi bjöd in alla medarbetare till ett Teamsmöte där vi demade intranätets startsida, menyer och nya funktioner”, avslutar Emma.
Exempelbild av intranätet: Nederdel av startsida
