Saint Gobain Distribution Sweden (SGDS) har tagit ytterligare ett stort steg i sin digitala förändringsresa.
Med över 16 miljoner filer på lokala servrar fanns ett tydligt behov av bättre struktur, högre säkerhet och smidigare arbetssätt i molnet. Det fanns också en långsiktig plan på att stänga ner de gamla filservrarna. Under 2025 genomförde SGDS därför en omfattande migrering till Microsoft 365 (M365) – ett projekt som omfattade 120 avdelningar och resulterade i en helt ny dokumentmiljö i Microsoft 365. Den digitala mognaden skilde sig mellan avdelningarna vilket gjorde projektet extra utmanande.
Varför flytta till M365?
SGDS består av flera ledande bolag på den svenska byggmarknaden – bland annat Dahl, Optimera och Konradssons Kakel – och behövde förflytta sig från lagring av dokument på lokala filservrar med många gamla dokument, dubbletter, dokument utan ägare och i vissa fall känslig information, till en modernare och säkrare plattform i molnet.
Genom att flytta till M365 kan SGDS nu hantera dokument enligt gällande regelverk, stärka säkerheten och ge medarbetarna bättre tillgänglighet oavsett enhet och plats.
Förflyttningen till M365 medförde även:
- bättre sökbarhet då det blir lättare att hitta det man söker efter
- bättre effektivitet då flera kan arbeta i samma dokument
- rensning av dubbletter och gamla dokument
Så gick flytten till
Accigo fick uppdraget att driva projektet och utvecklade flera dokumentportaler – en för varje bolag – med enhetlig struktur och tydliga regler för behörigheter. Arbetsprocessen var uppdelad i fem steg:
- Planeringsmöte med chefer
- Inspirationssession för avdelningen
- Analys av dokument och säkerhetskrav
- Förberedelser inför flytt och val av metod
- Utbildning efter genomförd migrering
Flytten genomfördes avdelning för avdelning och krävde nära samarbete mellan projektgrupp, IT och kommunikation.
Utmaningarna på vägen
Projektet stötte på flera komplexa situationer:
- För att kunna stänga ner filservrarna behövde även personliga filer hanteras och flyttas till OneDrive vilket medförde ett utökat scope. Accigo löste detta genom att jobba agilt och planera om vissa aktiviteter.
- Applikationsfiler och andra filer som inte kunde ligga i molnet behövde hitta nya lösningar vilket gjordes tillsammans med IT.
- Vissa avdelningar hade tusentals filer med långa sökvägar, vilket krävde att projektgruppen fick flytta dokumenten åt verksamheten – ofta på kvällar och helger för att undvika driftstörningar.
– Trots alla utmaningar längs vägen lyckades vi hålla bra framdrift tack vare ett agilt förhållningssätt och täta avstämningar, både med projektgrupp och styrgrupp, säger Birgitta Ekman Lissgärde, projektledare från Accigo.
Ny dokumentmiljö i molnet – nya möjligheter
Efter nio månaders arbete kunde SGDS summera ett stort resultat:
- 2,7 miljoner filer flyttade
- Fyra dokumentportaler med sammanlagt 61 SharePointsiter skapade
- 193 behörighetsgrupper upprättade
- ca 500 möten och utbildningar genomförda
Dessutom togs en förvaltningsmodell fram för att säkerställa fortsatt ordning och smidig hantering av behörigheter.
De få filer som inte passade i molnet placerades i en ny, modern lokal servermiljö.
Ett stort steg framåt
Genom filflytten har SGDS byggt en stabil grund för framtidens digitala arbetssätt, säger Ragnar Reuterstad, CIO på SGDS. Med enhetliga strukturer, hög säkerhet och moderna verktyg står organisationen bättre rustad för samarbete, effektivitet och tillväxt.