Bakgrund
Team Olivia är ett omsorgsföretag som erbjuder individ- och familjeomsorg, personlig assistans och hemomsorg. De finns på över 200 platser i Sverige, Norge och Danmark och har ca 13 000 medarbetare. Team Olivia kom i kontakt med oss på Accigo i samband med att de började undersöka möjligheten att byta affärssystem till Microsoft Dynamics 365 Finance.
Utmaningen
Inom Team Olivia finns det många olika bolag, ca 46 stycken, där det sker ett stort antal betalningar. Dessa betalningar samlas i betalfiler som ska hela vägen från affärssystemet till banken och tillbaka. Det arbetet skedde manuellt hos Team Olivia och var både tidskrävande och komplext.
För att minska administrationen och öka säkerheten ville Team Olivia automatisera hela processen med betalfilerna. Det gick inte att lösa i deras befintliga affärssystem och de färdiga lösningarna som fanns på marknaden var alldeles för stora och komplexa. De behövde med andra ord skapa en lösning som både passade deras behov och samtidigt var kompatibel med Microsoft Dynamics.
Lösningen
Vi och Team Olivia inledde med ett antal workshops för att bland annat reda ut vilka integrationer och anpassningar som var kritiska för verksamheten. Det resulterade i en så kallad MVP (står för ”Minimum Viable Product” och innebär en första inledande version som har precis tillräckligt med funktioner för att kunna användas) med målet att harmonisera processer över bolagen, och att automatisera processer med högt kundvärde.
Hela förfarandet med workshops och MVP är en del av vår standardiserade leveransmodell (baserat på standard-ramverken SCRUM, Agile och SAFe) som går ut på att steg för steg nå våra kunders långsiktiga digitaliseringsmål.
Dynamics 365 Finance saknar välfungerande standardintegrationer mot banker, arbetet har därför ofta varit att manuellt importera eller exportera filer och sedan lämna eller hämta dem från banken. När allt är betalat exporteras en lista som ska läsas in manuellt i affärssystemet och mappas mot rätt bolag. Det var hela den processen vi ville automatisera med en specialanpassad integration mellan Dynamics och banken.
Vi på Accigo byggde bankintegrationen som en extension till Dynamics 365 Finance. Med hjälp av Power Automate och Azure fileshare automatiserade vi export och import av betalfilerna mellan Dynamics och banken. Tack vare automatiseringen mellan Azure och Dynamics hamnar information på rätt plats i Dynamics. Det skapas dessutom betalningsstatusrapporter för antingen godkända eller avvisade betalningar.
Resultatet
Från att ha en manuell process för alla betalningar har nu Team Olivia en fullt automatiserad process. Bland annat genereras betalningsförslagen automatiskt. Det innebär att de dagar i veckan då betalningar ska gå, behöver ingen gå in och initiera processen. De behöver bara gå in i banken och attestera betalningen. Det innebär mindre manuell handpåläggning, mindre risk för fel, bättre kryptering och mer information kring betalningarna direkt i Dynamics. Bankintegrationen fungerar idag på flera olika banker. Däribland Danske Bank, Handelsbanken, Nordea och SEB.
Team Olivia har dessutom moderniserat sitt affärssystem i och med bytet till Dynamics. Det är ett viktigt steg i rätt riktning för deras fortsatta digitaliseringsresa.
- Dynamics 365 Finance
- Power Automate
- Azure fileshare
- X++ (utvecklingsspråk Dynamics)
- PowerShell