Att byta affärssystem i en verksamhet är som att byta ut ett bultande hjärta. För ett framgångsrikt projekt behövs en tydlig strategi, ett strukturerat genomförande och en nära dialog mellan alla medverkande parter. Med detta synsätt har Accigo hjälpt Quant Service att kvalitetssäkra implementationen av Microsoft Dynamics 365 som nytt affärssystem.
Om Quant Service
Quant Service levererar smart, säkerhet och pålitligt och underhåll till deras kunder i olika typer av produktionsindustrier. De finns på plats för att arbetsmiljön ska vara säker och för att säkerställa att maskiner och utrustning alltid är godkända och servade. “Noll olyckor” är målsättningen i sitt erbjudande av underhållslösningar.
På Quant Service jobbar ca 2500 anställda fördelat på 70 kundsiter över stora delar av världen: Nordamerika, Sydamerika, Europa och i Mellanöstern. Att implementera Microsoft Dynamics 365 hade stor påverkan på hela organisationen: 400 anställda berördes av den utveckling i ett mer digitalt arbetssätt som Accigo var med och skapade.
Microsoft Dynamics 365 som affärssystem
Affärsnyttan som Quant Services ville räkna hem med valet av Microsoft Dynamics 365 var en lösning som ständigt utvecklas och förbättras, men också att säkerställa att alla regioner jobbar på liknande sätt oberoende av lokala rutiner.. Målet för verksamheten var att standardisera processer och ha färre anpassningar. Färre specialanpassningar innebär lägre underhållskostnader.
Accigos uppdrag som testledare
Quant Services bjöd in Accigo i projektet som testledare, för att kravställa affärssystemet mot Quants processer, och testa av att allting fungerade.
“I teorin ska processerna vara satta och klara innan vi påbörjar uppdraget som testledare, men i praktiken förekommer ofta flera förändringar samtidigt. Det innebar att Quant Services tydliggjorde processerna samtidigt som vi tog fram vilka typer av tester som behövde genomföras av verksamheten. Det är som att bygga rälsen medan tåget åker på det, vilket kräver stort ansvar och tydlig kommunikation från oss som testledare” säger Lisa Johansson, Leading Consultant på Accigo.
Särskilt viktiga processer var både försäljning- och inköpsprocessen. Dessa inkluderade en integration till underhållssystemet Maximo. Inom inköpsflödet var både inköpsrekvisitioner och inköpsordrar viktiga beståndsdelar som skulle harmoniseras globalt i samband med implementationen av Microsoft Dynamics 365. Utöver dessa processer inkluderades ekonomiprocesser, däribland bokslut och rapportering.
Quant tillsammans med sin leverantörspartner hade två år på sig att implementera det nya affärssystemet i alla regioner. För att lyckas med uppdragets tighta deadlines var Accigo noga med att ta fram en teststrategi som gav struktur för hur kvalitetssäkringen av det nya systemet skulle gå till.
Teststrategin bestod av ett antal olika tester som behövde genomföras för att kunna godkänna den nya lösningen. I ett andra steg tog Accigo fram testfall för Quants första UAT. Det jobbet gjordes på bara tre månader.
“Vi märkte tydligt att Quant uppskattade att vi kom in och satte en tydlig struktur för arbetet kring test så att de kunde fokusera på att producera testfall, med hjälp och stöttning från oss” berättar Lisa.
“Vi ville ta ansvar för att kunden skulle lyckas och då behövde vi vara tydliga”
Som Leading Consultant hade Lisa huvudansvar för testledaruppdraget hos Quant Service, men med Alice Lundberg, i rollen som Consultant, som operativt ansvarig hos kunden. Att vara ett team på två stycken med tät dialog inom teamet, men också internt med andra erfarna rådgivare från Accigo, var en framgångsnyckel för att alltid kunna agera med ansvar och trygghet gentemot kund.
“Vår största framgångsfaktor var att vi ville ta ansvar för ett framgångsrikt projekt. I caset med Quant så innebar det att vi flyttade fram den allra första go-liven. Kunden kände sig trygg med beslutet eftersom vi tillsammans analyserade risker och kom fram till lösningen inte var tillräckligt genomtestad för att hålla den kvaliteten kunden ville ha till go-live ” förklarar Lisa.
En lyckad första go-live är en framgångsnyckel för att resten av projektet ska falla väl ut.
“Genom dialogen med kunden om riskerna med att gå live med ett system som inte kändes tryggt, skapades enighet i beslutet. Det krävdes integritet för en sådan kommunikation. Det var en tidspressad situation och alla ville komma framåt. Men det var viktigt att piloten gick bra eftersom det genomsyrade fortsättningen av kommande utrullningar. Till exempel hur berörda medarbetare pratade om det nya systemet, och att de kunde se fördelarna med att implementera det” säger Lisa.
Ett ytterligare exempel på ansvar var att hjälpa kunden prioritera och skapa förståelse för att börja med det som var mest affärskritiskt för att hålla tempo i utvecklingen.
“Kunden hade bara gjort enstaka utrullningar, men på Accigo har vi erfarenhet från många utrullningar. I vissa faser var det mer känslor vilket krävde förändringsledning för att hantera. Även om vi jobbar med system så jobbar vi med människor och vi är vana vid de cykler som uppstår i en förändringsprocess. Den förståelsen gör skillnad i sådana här projekt” förklarar Lisa.
”Genom att ta fram en strategi som vi då exekverade på samt tät dialog blev det ett bra samarbete för att hålla tempo uppe och leverera kvalitet till Quant’s regioner. Accigo var en instrumentell del av projektorganisationen” säger Robert Berkel, Digital Product Area Manager på Quant Service.
Utbildarna utbildades för att engagera slutanvändarna
En viktig nyckel för projektet var att involvera slutanvändarna. För att medarbetarna skulle lära sig förstå systemet behövde de investera tid och engagemang.
Quants sätt att göra det på var att utbilda utbildarna: medarbetare på plats i respektive region och som i sin tur påverkade och utbildade slutanvändarna. Det skapade ett lokalt ansvar att lära sig använda Microsoft Dynamics. Accigo stöttade i arbetet att utbilda utbildarna.
“Vi valde ett mer lekfullt och lustfyllt sätt att utbilda på, ofta i form av quiz kombinerat med teori. Initialt kunde det vara obekvämt men när vi vävde in interaktiva delar blev det mindre stolpigt och gav istället utrymme för energi och engagemang” förklarar Lisa.
Lokala projektledare, vilka benämndes Regional Lead av Quant, fick agera förändringsledare. Det var värdefullt att “lokala ambassadörer” hade örat mot marken för att kommunicera värdet av förändringen. På så sätt blev de draglok i Quants utveckling.
Lärdomar och insikter
Lisa och Alice delade på rollen som testledare med Alice som operativt ansvarig gentemot Quant och Lisa som stöttade upp med rådgivning och strategi.
“Att dela på rollen gav kunden en kvalitetssäkring, och dessutom bidrog det till en extremt hög inlärningskurva för nya medarbetare” säger Lisa.
För Accigo är det viktigt att utveckla medarbetare samtidigt som kunden ska känna sig trygg i projektet och det arbetssätt och resultat som levereras.
Uppdraget för Quant har varit intensivt. Lisa beskriver det som en “bumpy road” men menar att det också är en del av förändringsresan. Quant och de lokala regionerna har börjat och kommer fortsätta ta del av de positiva effekterna som resultat från implementationen.
“Det är inte smärtfritt att byta ut hjärtat i en organisation. Man behöver vara förberedd på utmaningar. Det är då som erfarenhet och ansvar har stor betydelse” avslutar Lisa.