Accigo har tillsammans med Swedish Match transformerat den digitala arbetsplatsen där ett långsiktigt partnerskap och kontinuerliga User Adoption-insatser varit nyckelfaktorer.
Swedish Match är en av de kunder Accigo jobbat med i flera olika projekt. Mellan åren 2019-2021 gjordes flera insatser inom User Adoption för att skapa en arbetsplats som drar nytta av ökad kunskap om digitala verktyg och digitalt samarbete oavsett var i världen medarbetaren är placerad.
“Det finns en skillnad i att utbilda och inspirera till digitala arbetssätt i olika länder. Deltagare i USA ställer fler frågor medan andra kulturer är tystare, vilket blir intressant när vi pratar transparens och samarbete” säger Sofia Skoghagen, User Adoption Specialist på Accigo, en av de medarbetare som genomfört den internationella onboardingen.
Gemensamma digitala principer för bättre samarbete
Insatserna genomfördes i syfte att skapa nya arbetssätt för samarbete och kommunikation, implementera ett gemensamt synsätt för digitala principer och bidra med kunskap om hur digitala verktyg ska användas.
Christoffer Ring, User Adoption Lead i projektet, beskriver den höga kompetensen i teamet som en viktig framgångsfaktor i att genomföra lyckade utbildningsinsatser för 250 internationella medarbetare per tillfälle.
Lättsam och professionell onboarding
Vid varje tillfälle medverkade experter och inspiratörer tillsammans med en lokal representant. Det medförde att frågor som medarbetarna ställde alltid kunde besvaras med relevanta svar, även om frågorna varierade enormt i ämne. Dessutom bidrog fler utbildare till att Accigo levererade med hög energi och en kreativ dynamik, som bidrog till mer underhållande inlärning – och bra stämning.
“Vår approach är att lära ut på ett lättsamt och energirikt sätt, och i feedbacken till oss uppskattades vårt professionella tillvägagångssätt” beskriver Christoffer.
Accigo genomförde också onboarding i olika grupperingar, riktade mot t.ex. R&D eller ekonomi. Tack vare nischade ämnesområden blev varje kunskapstillfälle specifikt matchad mot respektive målgrupp. Processen med onboarding inkluderade specifika tekniknära workshops och uppgifter som lockade till lärande mellan tillfällena.
För att hålla engagemanget uppe och implementera målsättningen med ständig utveckling fick medarbetarna på Swedish Match ett nyhetsbrev som skickades ut regelbundet på månadsbasis. I nyhetsbrevet kunde alla ta del av snabba digitala tips för en mer effektiv arbetsvardag i Microsoft 365 och relevanta nyheter om förbättrad funktionalitet.
“Med nyhetsbreven ville vi inspirera verksamheten och användarna att testa verktygen till sin fulla potential. Det bidrog till att arbetsvardagen blev både roligare och mer effektiv” menar både Sofia och Christoffer. I tillägg till nyhetsbrev bjöds medarbetare in till månadsvisa utbildningstillfällen. Den som ville fick ansluta för att få en dos inspiration och uppdaterad kunskap.
För att stödja medarbetarna i nya digitala arbetssätt byggde Accigo även ett kunskapscenter, där information om riktlinjer, förhållningssätt, tips och tricks och funktionalitet i produktivitetsverktygen fanns tillgängligt och sökbart.
Uppdragsledare i User Adoption-teamet för Swedish Match, Sanna Johansson, förklarar att en agil kommunikation, och framförallt en kontinuerlig kommunikation, är viktigt i ett förändringsarbete.
“Kommunicera hellre för mycket än för lite och kommunicera på flera olika sätt för att nå ut till olika typer av personer”, uppmanar Sanna. Genom att utbilda och sprida kunskap kontinuerligt och på flera olika sätt, blir digitala arbetssätt och nyfikenhet på ständig utveckling alltid top of mind.
Medarbetarna från Accigo som jobbar med User Adoption förklarar att insatserna för Swedish Match inte ska definieras som traditionell utbildning. Det handlade snarare om att inspirera till nya arbetssätt. Nya arbetssätt möjliggör att hybrida arbetsplatser fungerar väl i organisationen och att medarbetarna kan prestera oavsett var de jobbar.
Strategi för onboarding
Den långsiktiga och övergripande strategin bestod av ett första steg där kunskap och inspiration hölls bred för att nå ut till många, och ett andra steg där kunskap blev mer nischad och genomfördes i specialiserade utbildningar utifrån specifika ämnen.
“Det som också gjorde hela projektet lyckosamt var en närvarande kund som verkligen engagerade sig operativt, vilket gjorde avtryck på användarna och motiverade dem ännu mer” avslutar Sofia.